A seguir iremos te dar dicas de como escolher o fornecedor certo para atender as necessidades do seu condomínio.
Saber selecionar corretamente fornecedores e contratar serviços em um apartamento é o ponto central de uma gestão diferenciada. Este é precisamente o objetivo deste post é ensinar avaliar as contratações para o seu condomínio de maneira eficaz e positiva que ele possa vir a atender ao seu negócio.
Administrar um condomínio não é uma tarefa fácil, para uma convivência saudável é importante ser um mediador de conflitos e saber lidar com as emoções, além de um bom gestor do tempo.
É por isso que precificar e alugar serviços de reparo, manutenção ou instalação é algo que pode ser considerado uma rotina na gestão de um condomínio.
No entanto, deve-se ter cuidado para evitar erros comuns que possam comprometer a qualidade do serviço contratado e o valor pago.
Para garantir que o processo de avaliação seja executado da maneira mais tranquila possível, não há nada melhor do que seguir estas seis etapas:
Verifique as suas necessidades
Manter o equilíbrio entre o orçamento do condomínio, as necessidades reais dos moradores e as demandas com manutenção é um dos principais desafios da gestão.
Portanto, antes mesmo de iniciar a avaliação, vale sempre a pena tentar verificar a real necessidade desse investimento. Utilize ferramentas de gestão que te ajudem na comunicação rápida e precisa com os residentes, tanto para receber solicitações, manutenções, pedidos de reparo.
Qual é o fornecedor ideal?
Uma vez determinada a demanda real pelo serviço e o caixa do apartamento tem tempo suficiente para realizar o serviço, é hora de encontrar o fornecedor ideal. Claro que não existe segredo mágico para isso, mas além de evitar problemas no futuro, algumas técnicas certamente irão tornar seu trabalho muito mais fácil.
Um bom começo é encontrar um fornecedor na cidade onde está seu apartamento ou em uma cidade da região. Além de fornecer visitas convenientes e suporte quando necessário, essa intimidade também terá um impacto no valor da prática.
Visite os sites dos possíveis fornecedores. Aqui você poderá coletar informações importantes sobre os produtos ou serviços oferecidos, condições de entrega, suporte pós-venda e políticas de garantia.
Empresas maiores e mais conceituadas no mercado tendem a ter bons sites: se uma empresa listada não tiver um site, você pode contatá-la a qualquer momento por telefone.
Por fim, antes de iniciar o processo de cotação propriamente dito, é melhor tentar reduzir a lista inicial de possíveis fornecedores.
Cinco ou três opções devem ser suficientes para garantir uma gama razoável de opções e preços. Você pode receber suas cotações para cotações centralizadas online em um só lugar.
Cotações eficientes
Solicite a sua cotação de maneira clara e precisa para evitar retrabalho. Em outras palavras, é necessário para evitar o processo de cotação sem fim, como isso leva a uma ampla troca de mensagens e um alto risco de erros na entrega final.
A melhor maneira de conseguir isso é para descrever claramente as circunstâncias que geram demanda por serviços em seu apartamento e determinar os aspectos técnicos necessários para que o fornecedor tenha preços fixos.
Se necessário, adicionar fotos e / ou documentação técnica para ajudar a apoiar o orçamento do fornecedor. No caso da compra de um produto, é importante descobrir o que procurar e a quantidade.
Em ambos os casos, um prazo consistente deve ser definido para fornecer retornos. Isso exigirá a outra extremidade do processo de cotação de se organizar de forma mais eficaz de modo a não ser descartada.
Análise dos orçamentos
Na comparação de orçamentos, leve em consideração o preço, o prazo de entrega do serviço ou produto, a política de garantia, o suporte pós-venda oferecido e a reputação da empresa no mercado.
Às vezes, pode gastar mais dinheiro para garantir paz de espírito no futuro.
Se a diferença for grande devido aos benefícios adicionais fornecidos pelo fornecedor, você pode precisar usar um sistema de gerenciamento de condomínios, o que vai te ajudar muito a otimizar todo esse processo de gestão.
Portanto, você pode consultar seus inquilinos antes de tomar uma decisão. Em qualquer caso, lembre-se de pedir sempre uma fatura. Esta é uma garantia da qualidade dos serviços ou produtos prestados pelo apartamento e seus residentes.
Encerramento do processo de cotação
Para a gestão de apartamentos, uma boa prática é notificar todos os fornecedores contatados sobre o término do processo e apontar o resultado: contratar um concorrente, atrasar o atendimento ou até desistir.
Esse feedback é muito importante para a melhoria dos serviços prestados por seus fornecedores e mostra respeito pelo seu trabalho e ajuda a fortalecer a conexão de sua gestão com as empresas da região.
Afinal, não é porque o seu condomínio não concluiu a transação desta vez, portanto, não é mais possível ou desnecessário contar com os serviços da empresa no futuro.
Agendamento e realização do serviço
Para garantir a segurança e agilidade na entrega dos produtos ou serviços previstos no contrato, a gestão do condomínio pode tomar algumas medidas.
A primeira é a notificação do fornecedor, a notificação não receberá visitas não planejadas.
Outra boa prática é anotar o nome e o número do documento de identificação do técnico ou entregador que necessita entrar no apartamento durante a consulta.
Além de agilizar o processo, a medida também ajuda a segurança dos inquilinos e evita que terceiros com intenções indevidas tentem se passar por "entregadores" ou "técnicos"
A gerência contatou diretamente a portaria, mantendo a data e hora do agendamento e todos os dados de entrega.
Da mesma forma, os residentes podem ser notificados de que as áreas públicas não estão disponíveis para uso, devido a manutenção.