A correspondência é sempre considerada um elemento importante de nossas vidas, mesmo com toda a tecnologia que atualmente temos disponível.
É através dos correios que recebemos correspondências de diferentes tipos, como contas de energia, água, telefone, avisos, cartas, etc.
No geral o correio envia bastantes correspondências e encomendas para um condomínio pois o fluxo de moradores neste local é alto. Por isso a entrega deve ser feita de maneira eficiente, respeitando os prazos de entrega e com atenção para não ocorra um extravio, furto ou até roubo da carga.
Os correios enviam cartas no apartamento uma vez ao dia, e a entrega interna de cada unidade é feita por guardas ou porteiros. Geralmente, cada funcionário gasta em média duas a três horas por dia nessa atividade.
Porém, para que as cartas sejam entregues no apartamento de maneira correta e em tempo hábil, é importante tomar medidas que devem ser estipuladas no regulamento interno do apartamento.
Veja abaixo as medidas que devem ser tomadas em condomínios de todo o Brasil para que a gestão dessas encomendas e correspondência funcione.
Confira as dicas:
- Para apartamentos grandes, cada unidade deverá ter sua própria caixa, na qual cada morador poderá visitá-la e retirar suas cartas a qualquer momento;
- Para cartas de grande importância, como cartas registradas, ordens judiciais, telegramas, etc., o apartamento deve inscrevê-lo em livro com função convencionada e entregá-lo ao seu proprietário através da sua assinatura, porteiro ou carteiro. A regra do guardião também se aplica a apartamentos pequenos.
- Para grandes condomínios, a abordagem ideal é permitir que funcionários e locais específicos organizem e entreguem cartas, de forma a evitar transtornos como extravio e atraso na entrega;
- Para melhorar a eficiência do trabalho, os colaboradores responsáveis devem estar sempre atentos aos prazos, às informações dos destinatários e distribuí-las de forma organizada e segura.
No processo de distribuição de cartas no apartamento, algumas cartas ou mesmo as cartas corretas podem ser perdidas. Nesse caso, o ideal é que o proprietário registre o problema por escrito no livro de ocorrências do apartamento. Esta é uma forma de prevenir novas doenças e alertar outras pessoas sobre a situação.
Se isso acontecer com mais frequência em seu apartamento, então um novo treinamento para funcionários responsáveis será sempre eficaz, entender as possíveis causas dos erros e tentar resolvê-los da melhor maneira.
Lembre-se que o síndico é responsável por todo o processo de entrega da correspondência no apartamento. Em casos extremos, o síndico pode até ser prejudicado por essa situação e ser processado.
Estrutura externa para correspondências
Em alguns condomínios, o trabalho de classificação e organização da correspondência não é feito internamente. Isso porque o próprio carteiro pode entregar a carta destinada ao apartamento na caixinha do correio.
Alguns apartamentos conseguiram fazer esses ajustes em suas estruturas para agilizar precisamente a entrega de materiais nos apartamentos.
As cartas que necessitam de assinatura devem ser entregues aos responsáveis da portaria ou ao síndico junto a um número de protocolo para que ele assine e leve até a o mesmo ao responsável.
De acordo com a Lei nº 6.538 / 78, os responsáveis pelo recebimento das cartas são porteiros, zeladores, gerentes e demais funcionários responsáveis pela função. Portanto, se houver alguma situação desagradável, como perda, extravio ou violação, essas pessoas são responsáveis.
Para evitar que isso aconteça, algumas medidas devem ser tomadas para otimizar esta tarefa. Quer saber o que são? Portanto, siga nossas dicas separadas neste artigo.
Estabeleça uma regra
A comunicação e as normas no apartamento são muito importantes para garantir um comportamento correto e transparência na gestão.
Portanto, para que todos saibam como lidar com os pedidos recebidos, é necessário estabelecer regras e informá-los.
As regras podem incluir certos pontos, como o tamanho máximo permitido, o prazo máximo para desistência do regulamento, o comprovante de recebimento assinado pelo residente, etc.
Para tanto, convoque uma reunião para tratar do assunto e definir regras para que o apartamento seja organizado, as pessoas convivam bem e não haja problemas na entrega dos objetos de comunicação.
Treine seus funcionários
Como vimos, os funcionários são responsáveis pelo recebimento das mercadorias. Portanto, eles também devem estar dentro das regras. Além disso, eles devem ser ensinados a proceder corretamente. Além de capacitar os responsáveis pelo recebimento de pedidos de condomínio, é recomendável postar mensagens no balcão de atendimento.
RegraS específicas
Ao estabelecer as regras, inclua uma regra específica para que o proprietário possa notificar o concierge da chegada de quaisquer pedidos importantes, como pedidos de alto valor, muito pesados ou grandes.
Dessa forma, os funcionários serão devidamente orientados a aceitar o item e saberão exatamente como continuar a armazená-lo até que o proprietário o retire. Quando há um problema, a primeira pessoa deve ser contatada primeiro.
Portanto, ele deve explicar o que realmente aconteceu. Se a situação for mais grave, o síndico deve intervir e resolver o impasse nos termos do contrato de sociedade do apartamento, ou convocar reunião para deliberar sobre imprevistos.
Em qualquer caso, preste atenção à excelência na recepção e entrega de encomendas de apartamentos, condição necessária na gestão de edifícios. Seguindo as técnicas listadas neste artigo, você pode encontrar um equilíbrio entre conveniência e segurança para os residentes, e seus destinatários das cartas serão entregues de maneira adequada, sem surpresas e surpresas.
Defina um prazo para retirada
Tenha muito bem definido um limite de tempo máximo para o proprietário retirar uma carta ou pacote no condomínio é uma forma muito eficaz de rastrear a entrega.
Também é importante especificar um local específico para o pedido ser armazenado até que o residente o retire.
O espaço deve ter acesso restrito. Em outras palavras, apenas funcionários autorizados podem se mover no ambiente. Além de contribuir com a organização, também ajuda a melhorar a segurança e o processo de recebimento.